Facturar aparte es duplicar trabajo
Muchos condominios que deben facturar electrónicamente usan un sistema de facturación por un lado y su hoja de cálculo de cuotas por otro. El resultado: cada cobro se digita dos veces, los montos no siempre coinciden y conciliar a fin de mes toma días. CondoCMS integra la facturación en el mismo sistema donde se administran las cuotas.
Lo que hace el módulo
Comprobantes con el formato vigente
CondoCMS genera el XML de cada comprobante en la versión 4.4 de Hacienda: factura electrónica, tiquete electrónico, nota de crédito y nota de débito. La clave numérica y el consecutivo se generan automáticamente por tipo de comprobante, así que no hay saltos ni repetidos.
Firma digital y envío a ATV
Cada comprobante se firma con el certificado de firma digital del condominio (formato XAdES) y se envía a la plataforma ATV de Hacienda. El certificado, su PIN y las credenciales se guardan cifrados y nunca se exponen en la interfaz.
Seguimiento automático de la respuesta
Hacienda no responde de inmediato: un comprobante enviado todavía no está aceptado. CondoCMS consulta el estado cada 5 minutos y deja registrado el resultado, para que la administración sepa siempre qué comprobantes están aceptados, cuáles siguen en proceso y cuáles fueron rechazados.
Validación antes de enviar
Antes de emitir, el sistema revisa que el condominio tenga certificado y cédula jurídica configurados. Si falta algo, no envía: acumular rechazos de Hacienda solo complica la corrección.
Preparado para crecer
La facturación de CondoCMS está construida con un proveedor por país. Hoy funciona con Hacienda de Costa Rica, y el resto del sistema (cuotas, agua, multas) no depende de los detalles del país, lo que nos permite acompañar a administradoras que operan en más de un mercado.
Quién tiene acceso
Solo la administración, la tesorería y la fiscalía (en modo de solo lectura) ven el módulo. Los residentes no tienen acceso a la configuración tributaria del condominio.
Para entender cuándo un condominio debe facturar y cómo se maneja el IVA, lea nuestra guía de facturación electrónica para condominios. Y si busca el cobro de cuotas, vea cuotas, pagos y morosidad.
Preguntas frecuentes
¿Todos los condominios deben emitir factura electrónica?
Depende de la situación tributaria de cada condominio y de los servicios que cobre. La guía de nuestro blog explica los casos más comunes, pero la decisión debe tomarse con un contador. CondoCMS ofrece el módulo para quienes lo necesitan.
¿Qué necesito para empezar a facturar con CondoCMS?
La cédula jurídica del condominio inscrita como contribuyente, el certificado de firma digital (.p12) y su PIN, y las credenciales de la plataforma ATV de Hacienda. El certificado y las credenciales se guardan cifrados.
¿Qué pasa si Hacienda rechaza un comprobante?
Hacienda responde de forma asíncrona. CondoCMS consulta el estado cada 5 minutos y deja registrado si el comprobante fue aceptado o rechazado, con el detalle, para corregirlo con una nota de crédito o de débito según corresponda.