El problema: cobrar cuotas con Excel y WhatsApp
En la mayoría de los condominios el cobro funciona así: una hoja de cálculo con las unidades, un grupo de WhatsApp donde los residentes mandan fotos de sus comprobantes y un administrador que concilia a mano cada fin de mes. Funciona mientras el condominio es pequeño. Después aparecen los pagos que nadie registró, los residentes que juran haber pagado y la morosidad que nadie sabe calcular con certeza.
Cómo funciona el cobro en CondoCMS
1. Las cuotas se generan solas
El día 1 de cada mes, CondoCMS genera los cargos de todas las fincas filiales según los conceptos configurados: cuota ordinaria por coeficiente de copropiedad, montos fijos o cuotas extraordinarias aprobadas por la asamblea. Generar el mes es idempotente: si se vuelve a correr, no duplica cargos.
2. El residente reporta su pago con comprobante
Desde su portal, el propietario ve su saldo y reporta el pago indicando el medio (SINPE Móvil, transferencia, depósito, entre otros) y adjuntando el comprobante. Se acabaron las fotos perdidas en el chat.
3. La administración confirma en un clic
La administración o la tesorería ve los pagos pendientes de revisar, abre el comprobante y confirma o rechaza. Al confirmarse, el pago se aplica automáticamente: primero a la deuda más antigua y, en empate, al recargo antes que a la cuota. Si sobra dinero, queda como saldo a favor para el mes siguiente.
4. La morosidad se calcula sola
Cada cargo mantiene su saldo pendiente, así que la morosidad no depende de sumar pagos a mano. La administración ve qué unidades deben, cuánto y desde hace cuántos días. El recargo por mora se aplica automáticamente después del vencimiento, con la tasa que defina el condominio, y un recordatorio semanal avisa a quienes tienen saldo vencido.
Pensado para la ley y la práctica de Costa Rica
- Coeficiente de copropiedad como base del cálculo, como establece la Ley 7933.
- Colones como moneda y formato local en todo el sistema.
- Historial trazable de cada cargo y cada pago, que facilita la certificación de deuda que exige el cobro judicial.
- Facturación electrónica integrada si el condominio debe emitir comprobantes a Hacienda. Ver facturación electrónica para condominios.
Quién lo usa
- Administración: genera el mes, revisa pagos y da seguimiento a la morosidad.
- Tesorería: aprueba pagos y revisa las finanzas.
- Fiscalía: ve todo en modo de solo lectura.
- Propietarios: consultan su estado de cuenta y reportan pagos desde el celular.
Si el cálculo de la cuota todavía genera discusiones en su condominio, lea nuestra guía sobre cómo calcular la cuota de mantenimiento.
Preguntas frecuentes
¿Cómo calcula CondoCMS la cuota de cada unidad?
Cada concepto de cobro puede ser un monto fijo o calcularse por coeficiente de copropiedad. Al generar el mes, el sistema reparte el monto presupuestado entre las fincas filiales y ajusta los céntimos de redondeo en la última unidad, para que la suma coincida exactamente con el presupuesto.
¿Los residentes pueden pagar con tarjeta dentro de CondoCMS?
Hoy el residente paga por su medio habitual (SINPE Móvil, transferencia, depósito u otro) y reporta el pago con el comprobante en su portal. La administración lo confirma y el sistema lo aplica al estado de cuenta.
¿Qué pasa con la deuda si se vende la unidad?
Cada cargo guarda quién era el propietario cuando se generó, así que el historial no se pierde con la venta y la administración puede emitir la constancia de deuda o de estar al día.
¿Se pueden cobrar cuotas extraordinarias?
Sí. Las cuotas extraordinarias, los recargos y las multas son conceptos de cobro propios y aparecen en el mismo estado de cuenta que la cuota ordinaria.