Del chat del condominio a un proceso ordenado
“Se fue la luz del parqueo”, “hay una fuga en la torre B”, “el portón no cierra”. En la mayoría de los condominios las averías se reportan en un grupo de WhatsApp, donde se pierden entre memes y saludos, nadie sabe si alguien ya las atendió y al final del año es imposible saber cuánto se gastó en reparaciones.
Incidencias con seguimiento real
Reporte con fotos
Residentes, propietarios y la caseta reportan desde el portal: título, descripción, categoría, prioridad, ubicación o unidad y fotos. Las fotos se guardan de forma segura y solo las ve quien tiene acceso.
Estados que todos ven
Cada incidencia pasa por estados claros: reportada, asignada, en proceso, resuelta y cerrada, o rechazada si no procede. Cada cambio queda en el historial con quién lo hizo y una nota, y quien reportó recibe una notificación.
Responsable y costo
La administración asigna un responsable, ajusta la prioridad y registra el costo de la reparación. Al final del año la junta sabe exactamente cuánto se gastó y en qué.
Conversación en el mismo caso
La administración y quien reportó pueden comentar dentro de la incidencia, sin mensajes sueltos por otros canales.
Plan de mantenimiento preventivo
Lo que no se programa, no se hace. En el plan preventivo cada tarea tiene una frecuencia (desde semanal hasta anual) y una próxima fecha. Al completarla se registra quién la hizo y se calcula la siguiente fecha. Cada mañana el sistema avisa a la administración de las tareas próximas a vencer.
Quién hace qué
- Residentes y caseta: reportan y comentan.
- Administración y presidencia: asignan, cambian estados, registran costos y gestionan el plan.
- Junta directiva: consulta el plan y el historial.
Para armar un plan desde cero, lea nuestra guía sobre el plan de mantenimiento preventivo para condominios.
Preguntas frecuentes
¿Quién puede reportar una incidencia?
Cualquier usuario del condominio: residentes y propietarios desde el portal, y el guarda desde la caseta. Cada reporte lleva categoría, prioridad, ubicación o unidad y fotos.
¿El residente puede ver en qué va su reporte?
Sí. Ve el estado del caso y los comentarios, y recibe una notificación cada vez que cambia.
¿Cómo funciona el plan preventivo?
Cada tarea tiene una frecuencia (una vez, semanal, mensual, trimestral, semestral o anual) y una próxima fecha. Al completarla, el sistema calcula la siguiente, y cada día avisa a la administración de las que están por vencer.