Las asambleas presenciales tienen un problema estructural: nunca llega suficiente gente. El resultado son segundas convocatorias con diez propietarios decidiendo por cien, y acuerdos que después nadie siente propios. La modalidad virtual o híbrida multiplica la participación, pero solo funciona si se hace con rigor. Esta guía resume lo que debe cuidar una junta directiva.
Antes de convocar: el reglamento
Lo primero es leer el reglamento del condominio. Hay tres escenarios:
- Permite expresamente las asambleas virtuales. Adelante.
- No dice nada. Lo prudente es que la próxima asamblea presencial (o híbrida, con la mayoría presente) apruebe la modalidad virtual para sesiones futuras y la incorpore al reglamento.
- Las prohíbe o exige presencia física. Hay que reformar el reglamento primero, con la mayoría calificada que la ley exige para modificarlo.
Cuando tenga dudas, consulte a un abogado especializado en propiedad horizontal: un acuerdo tomado en una asamblea mal convocada puede ser anulado.
La convocatoria
La convocatoria virtual debe cumplir lo mismo que la presencial, y algo más:
- Plazo y medio establecidos en el reglamento (correo, aviso en la plataforma, nota física).
- Orden del día claro y cerrado: no se puede votar lo que no fue convocado.
- Primera y segunda convocatoria, con hora de cada una.
- Enlace de acceso, instrucciones y soporte. Indique cómo acreditarse, qué hacer si falla la conexión y un número de contacto durante la sesión.
- Aviso de grabación, si la habrá.
Envíe la documentación con anticipación: presupuesto, estados financieros, cotizaciones. Una asamblea virtual bien preparada dura la mitad.
Acreditación e identificación
La ley cuenta votos por coeficiente de copropiedad, no por personas. Por eso la acreditación es el paso crítico:
- Verifique identidad (cédula o documento) contra la lista de propietarios registrados.
- Registre los poderes de representación antes de iniciar, no durante.
- Confirme el coeficiente asociado a cada participante para calcular el quórum en tiempo real.
- Deje constancia de la hora de ingreso y salida de cada persona; si alguien se desconecta antes de una votación, no cuenta en ella.
Un sistema donde cada propietario ingresa con su usuario personal y su unidad ya vinculada resuelve la mayor parte de esto de forma automática.
Quórum
En primera convocatoria la Ley 7933 exige una mayoría calificada del valor total del condominio; en segunda convocatoria se puede sesionar con los propietarios presentes, salvo que el reglamento pida algo distinto. Calcule el quórum sumando coeficientes, muéstrelo en pantalla y déjelo consignado en el acta con la hora exacta.
Deliberación y votación
- Dé la palabra en orden, con tiempos definidos. El chat sirve para pedir la palabra y para mociones de orden, no para debatir.
- Cada acuerdo se vota por separado, con opciones claras: a favor, en contra, abstención.
- El voto debe ser nominal y verificable: quién votó qué, con qué coeficiente. Las encuestas anónimas de las herramientas de videollamada genéricas no cumplen este requisito.
- Anuncie el resultado con porcentajes de coeficiente, no solo cantidad de manos levantadas.
- Recuerde que ciertos acuerdos exigen mayorías especiales (modificar el reglamento, cambiar el destino de áreas comunes, obras nuevas). Verifique la mayoría requerida antes de declarar aprobado un acuerdo.
El acta
El acta se redacta con los mismos requisitos que una presencial: lugar (virtual, con la plataforma usada), fecha, hora, quórum, orden del día, resumen de deliberaciones, acuerdos con su votación y hora de cierre. La firman el presidente y el secretario de la asamblea. Si el acta debe protocolizarse o inscribirse, coordine con el notario para que la modalidad virtual quede correctamente consignada.
La grabación y la transcripción no sustituyen el acta, pero la respaldan. Guárdelas con acceso restringido y por el plazo que defina el reglamento o la asesoría legal.
Errores frecuentes
- Usar el enlace de videollamada personal del administrador, sin control de acceso.
- Contar el quórum por cantidad de conexiones, sin verificar coeficientes.
- Votar con “reacciones” o encuestas anónimas.
- No prever qué pasa si se cae la conexión del presidente o de la mayoría.
- Aprobar en la misma sesión puntos que no estaban en la convocatoria.
Cómo lo resuelve CondoCMS
El módulo de reuniones de CondoCMS integra videollamada, chat, acreditación por unidad, cálculo de quórum por coeficiente, votación nominal (a favor, en contra, abstención), notas, grabación y transcripción en la misma sala. El acta sale con los acuerdos y su votación ya documentados. Si quiere verlo en funcionamiento, solicite una demo.
Preguntas frecuentes
¿Son válidas las asambleas de condóminos virtuales en Costa Rica?
Sí, siempre que se garantice la identificación de los participantes, la posibilidad de deliberar en tiempo real, la emisión y el conteo verificable de los votos y la elaboración del acta. Revise que el reglamento de su condominio no las prohíba y, si no las menciona, apruebe en asamblea la modalidad virtual o híbrida para futuras sesiones.
¿Cómo se calcula el quórum en una asamblea de condominio?
El quórum se calcula por el valor de los coeficientes de copropiedad presentes o representados, no por cantidad de personas. En primera convocatoria se requiere una mayoría calificada del valor total del condominio; en segunda convocatoria la asamblea puede sesionar con los propietarios presentes, según lo establece la Ley 7933 y el reglamento.
¿Debe grabarse una asamblea virtual?
No es obligatorio en todos los casos, pero es una buena práctica: la grabación respalda el acta, evita disputas sobre lo dicho y facilita la transcripción. Informe a los participantes que la sesión será grabada y conserve el archivo con acceso restringido.